איך לחסוך עשרות אלפי דולרים ועדיין להראות ללקוחות שהם יקרים לכם
חלק מכנסי השיווק עדיין מתקיימים בימינו באופן פיזי, כלומר במיקום גיאוגראפי שאליו מגיעים סוכנים, משווקים ולקוחות המתעניינים בשירותי ומוצרי החברה. עם זאת, ככל שהשנים חולפות, ובעיקר מאז תקופת הקורונה, יותר ויותר חברות בוחרות לערוך כנסי שיווק וירטואליים, המצולמים לדוגמה באולפן גרין סקרין (מסך ירוק) ועדיין מאפשרים מגע עם קהל הצופים באיכות גבוהה מאוד. דברים אלו נכונים כמובן גם לגבי חברות העובדות עם לקוחות ומשווקים בחו"ל, שעבורן הפקת כנסים וירטואליים היא בגדר הכרח. בשורות הבאות נראה כיצד באולפן רציני ומקצועי ניתן להפיק כנסים בסטנדרטים מעולים, ועדיין להישאר עם מסגרת תקציב סבירה בהשוואה לאפשרויות אחרות.
כנסים וירטואלים בזמן אמת באולפן ירוק
אולפן וירטואלי, הנקרא לעיתים גם אולפן ירוק, מקנה שורה ארוכה של אפשרויות הפקה, החל בסרטי תדמית והדרכה, ועד לוובינרים וכנסים המתקיימים בזמן אמת. מבחינת העלויות, היתרון של אולפן מסך ירוק טמון בביטול הצורך לקיים הפקה יקרה ברמת ההיערכות בשטח, על כל המשתמע מכך לגבי ציוד הצילום והסטרימינג, התפאורה וכדומה. לא פעם, מדובר בחיסכון של עשרות אלפי דולרים.
יחד עם זאת, החיסכון הכספי אינו בא על חשבון הסטנדרט של ההפקה, בהנחה שבוחרים כמובן באולפן צילום רציני המחזיק ציוד מתקדם, ושמאחוריו ניסיון רב בהפקה של כנס וירטואלי. כידוע, לאיכות השידור הרציף ומרכיביו השונים של כל אירוע וירטואלי יש השפעה מכרעת על התרשמותם של הצופים, ומכאן על תדמיתה של החברה בכלל והצלחתו של הכנס בפרט. ברור שכנס וירטואלי שאינו מופק בצורה מקצועית לעילא, עלול דווקא לפגוע במטרות שלשמן הוא מתקיים. לכן, לצד החיסכון המובנה בעלויות של אולפן וירטואלי, מומלץ שלא לבחון את ההפקה רק דרך "החור שבגרוש", אלא לבחור באנשי מקצוע רציניים ובעלי יכולות מוכחות.
אולפן לצילום ברמה גבוהה - הסוד לכנס וירטואלי מוצלח
מטבע הדברים, למשתתפי הכנס יש ציפיות לגבי התכנים וההתנהלות של הכנס, כולל ברמה הטכנית. לכל הפחות, עליכם לעמוד בציפיות אלו (שאינן נמוכות בימינו), ולמעשה כדאי להגביה מעבר להן ולהפתיע את המשתתפים לטובה. האפקט הזה יכול להתקבל על ידי מספר אלמנטים של ההפקה.
קודם כל, השידור של הכנס חייב להיות יציב ורצוף לכל אורכו, ללא delay ותוך שילוב מספר אמצעי גיבוי המבטיחים זאת. כמו כן, חשוב שהשידור יוכל להתבצע בכל פלטפורמה אפשרית, ואף במספר פלטפורמות במקביל, כגון בפייסבוק, אינטסגרם, טוויטר, יוטיוב, זום, טימס או הטמעה דרך קישור לאתר ייעודי. אגב, חשוב גם שהכנס יוקלט ויועבר לאחר מכן אליכם, לרבות עריכת המשדר או סגמנטים שלו, על מנת שתוכלו להפיץ ברשתות החברתיות.
בנוסף, ישנה משמעות גדולה לניסיונו ויכולותיו של הצוות המקצועי באולפן, המסייע במידת הצורך בכתיבת הליין-אפ, בבניית הגרפיקה והמיתוג, ובביצוע חזרות לקראת המשדר על מנת שיתנהל על הצד הטוב והחלק ביותר. בתוך כך, יינתנו פתרונות לצרכים שונים, כגון הנחיה משותפת של מנחים מישראל ומחו"ל באותו המסך, ומענה מתקדם ברמה הגראפית. לדוגמא, השימוש במציאות רבודה מאפשר להפיק כנס ברמה של גופי החדשות הגדולים בישראל, עם אלמנטים גראפיים המופיעים בחזית ולא רק ברקע, מה שמשדרג את הכנס ומחזק את העברת המסרים. לכך מצטרפים אמצעים מתקדמים נוספים, כגון מערכות ניתוב, CG ועוד, התורמים כולם להפקת כנס וירטואלי מרשים ביותר.